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Digitalisierung: Wie Nachhaltigkeit globaleyez durch die Corona-Pandemie hilft

 

Die Coronavirus-Pandemie und das daraus folgende wirtschaftliche Chaos hat unsere Leben in vielen verschiedenen Arten be-und getroffen. Auf der ganzen Welt fürchten Menschen um ihre Gesundheit, ihren Lebensunterhalt, und in viel zu vielen Fällen leider auch um ihr Leben.

Studien zeigen, dass die Wirtschaftskrise, die durch die Pandemie und die notwendigen Einschränkungen ausgelöst wurde, tiefgreifende Konsequenzen für die Weltwirtschaft hat. Glaubt man den Schätzungen der Weltbank, so wird die globale Wirtschaftsleistung 2020 um 5,2% zurückgehen. Das wäre die größte Rezession seit dem Zweiten Weltkrieg.

Alle wirtschaftlichen Bereiche sind betroffen. Kleine Betriebe sowie internationale Player, Arbeitgeber-und nehmer, sowie Freiberufliche spüren die Folgen verlangsamter Produktion, instabiler Handelsketten, stark verringertem Tourismus, steigender Arbeitslosigkeit und tausender geschlossener Betriebe und Geschäfte.

Zum Glück bedeutet ‘geschlossen’ nicht gleich ‘stillgelegt’. Als Betriebe aufgefordert wurden, ihren Angestellten das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen wurden viele neue, kreative Wege gefunden um mitzuhalten - und sogar neue Möglichkeiten zu entdecken.

Bei globaleyez hat das folgendermaßen funktioniert:

globaleyez und Homeoffice

Glücklicherweise mussten wir nicht von null auf anfangen. Wie Sie eventuell bereits wissen liegt uns Nachhaltigkeit sehr am Herzen. Deshalb lief unser täglicher Betrieb auch vor der Pandemie bereits weitestgehend digital ab.

“Erleichtert euer Leben und das eurer Kunden.” Dieses inoffizielle Motto spiegelt unsere digitale Arbeit sehr gut wider. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Prozesse so flüssig und effizient wie möglich zu gestalten. Unsere IT-Abteilung sorgt dafür, dass unsere Tools aktuell und perfekt auf unsere Aufgaben zugeschnitten sind.

Mit bereits etablierten digitalen Prozessen und einer Cloud als Dokumentenspeicher waren wir für den Frühlingslockdown also besser gewappnet als so manch anderer Betrieb. Obwohl unsere Bürotüren geschlossen blieben, waren wir offen fürs Geschäft.

Tools für digitale Teamarbeit

Unsere digitalisierte Teamarbeit erlaubt es uns, gemeinsam an geteilten Dateien, Spreadsheets und anderem zu arbeiten. Dadurch ist unsere Arbeit effizienter als sie es noch mit umhergehenden physischen Dokumenten war. Es ist zudem viel einfacher nachzuvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat, wie die aktuellste Version aussieht, und was noch zu tun ist.

Wir sind in der Lage, Daten schneller und flexibler zu übertragen, was unsere Prozesseffizienz verbessert hat. Auch vor der Pandemie wurde unsere Teamarbeit so stark verbessert, weshalb wir für den Übergang ins Homeoffice gut vorbereitet waren.

Dank unserer Tools zur digitalen Teamarbeit sind wir viel flexibler bei der Aufgabenteilung, und die Erledigung verschiedener Arbeitsprozesse nimmt viel weniger Zeit in Anspruch als früher.

- Felix, Projektmanager bei globaleyez

Zusätzlich haben wir ein internes Wiki erarbeitet. Hier kann jedes Teammitglied Wissen über neue Tools, Arbeitsprozesse, Software, Erfahrungen und Allgemeines teilen und nachlesen. Das Wiki ersetzt somit das ständige Nachfragen im Team oder bei der IT.

Auch unsere Kunden erkennen unsere beschleunigten Prozesse und nehmen diese dankend an, vor allem wenn es um dringende Anfragen geht. In einigen Fällen können sie sogar an unserer Teamarbeit teilnehmen. So geben wir ihnen Einblick in die Datei, die alle Testkäufe und die zugehörigen Updates abbildet. Dies gewährt einen Überblick über alle von ihnen beauftragten Testkäufe.

Das Spiel-und Spaßministerium

Wir sind uns ständig dessen bewusst, dass gute Arbeit auch von einer guten Atmosphäre abhängig ist. Deshalb bauen wir bewusst regelmäßige “check-ins” untereinander ein.

Wir sorgen dafür, dass wir auch gemeinsame, digitale Unternehmungen haben. Ein Team ist schließlich nur so gut wie seine Moral!

- Marija, Projektmanagerin bei globaleyez

Da wir nicht mehr alle im selben Büro sind und ein privater Austausch an der Kaffeemaschine somit nicht mehr stattfinden kann, mussten wir kreativ werden, damit der Spaß im Arbeitsalltag nicht zu kurz kommt. So wurde das Spiel-und Spaßministerium geboren, ein kleines Team von Kolleg:innen, das nun die Organisation für Aktivitäten übernahm.

So finden gemeinsame Mittagspausen weiterhin statt, nur eben online. Jede*r bestellt sich Essen, das dann bei allen zeitgleich geliefert und gemeinsam vor dem Laptop gegessen wird. Zudem werden Spiele oder Quizze wie Pictionary online gespielt.

Der Größte Hit bisher war eindeutig das gemeinsame Weihnachtsbacken. Alle haben ein Päckchen mit den Zutaten erhalten und gemeinsam wurden die Vanillekipferl vor den jeweiligen Laptops gebacken. Wer hätte gedacht, dass Markenschützer:innen sich auch gut in einer Bäckerei machen würden? Ein Rätsel gilt es jedoch noch zu lösen: Wie teilt man Plätzchen digital?

Kleine gemeine Fallen

Obwohl unser Übergang ins Homeoffice zügig und ohne große Probleme geschah, gab es doch einige kleine Probleme, die daher kamen, dass wir nicht mehr alle im selben Büro waren.

Eine klare Aufteilung von Verantwortlichkeiten

Man konnte nicht mehr kurz den/die Sitznachbar:in fragen, woran gerade gearbeitet wurde. Das musste nun alles via Chat, oder bei komplexeren Fragen, via Videoanruf geschehen.

Dies hat uns gelehrt, von Anfang an klare Verantwortlichkeiten festzulegen. Fünf Extraminuten zu Beginn eines Projektes können viel Verwirrung und Nachfragen verhindern.

Arbeitsbelastung

Das Homeoffice stellte uns vor ein anderes Problem: die ungleichmäßige Aufteilung von Arbeitsbelastung. Wenn man nur Namen auf einem Bildschirm anstatt die Personen dahinter sieht, vergisst man schnell, wer wie viele Aufgaben hat.

Zum Glück haben wir auch hier eine Lösung gefunden. Dank spezieller Chatkanäle und Projektplanung konnte man schnell einen Überblick darüber erlangen, wer gerade woran arbeitete. So konnte die Arbeitslast wieder besser aufgeteilt werden.

Einarbeitung während der Pandemie

Kolleg:innen, die sich schon lange kannten, sprangen schnell von der gemeinsamen Kaffeepause zum digitalen Gespräch über. Doch was ist mit neuen Angestellten? Da die Pandemie noch lange ein Thema sein wird, kommen Firmen nicht darum herum, unter diesen besonderen Umständen neue Leute einzustellen. So ging es auch globaleyez.

Die Einarbeitung neuer Arbeitnehmer:innen ist schon in ‘normalen’ Zeiten aufwändig genug. Wie soll das also während einer Pandemie funktionieren, wenn “kennenlernen” nun bedeutet, ein neues Gesicht durch einen Bildschirm zu sehen?

Dank unserer bereits gefestigten digitalen Prozesse (und unserem Frohmut) war das Einarbeiten einer neuen Mitarbeiterin weniger komplex als befürchtet. Lassen wir es Berit, unsere neue Junior Marketing Managerin, am besten mit ihren eigenen Worten sagen:

“Ich habe mitten in der Pandemie bei globaleyez angefangen. Mich hat überrascht, wie einfach ich von zu Hause aus in die Arbeit integriert wurde. Die IT-Abteilung hat ein sehr detailliertes Onboarding für mich vorbereitet und mich mit allem ausgestattet, was ich brauchte. Ich bin nun seit einigen Monaten Teil des Teams und habe schnell Anschluss gefunden. Wir haben regelmäßige Teammeetings und trinken hin und wieder digital gemeinsam einen Kaffee. Ich konnte problemlos alle Leute von zu Hause aus kennenlernen.”

Trotz der Pandemie bin ich Teil des Teams geworden und hatte nie Schwierigkeiten damit, von zu Hause aus zu arbeiten

- Berit, Junior Marketing Managerin bei globaleyez

Ich glaube nicht, dass viele andere Unternehmen mir so einen reibungslosen Einstieg ermöglicht hätten- vor allem aufgrund mangelnder digitaler Infrastruktur.”

Fazit

DieCOVID-19-Pandemie und die nötigen Maßnahmen zur Bekämpfung haben viele Betriebe gezwungen, ihren alltäglichen Betrieb an die neue Normalität anzupassen. Glücklicherweise war globaleyez bereits davor weitestgehend digital unterwegs, weshalb uns der Übergang weniger schwer fiel als anderen.

Dank unserer Tools zur digitalen Teamarbeit konnten wir ohne Probleme weiterarbeiten, sehr zur Erleichterung unserer Kunden. Durch kontinuierliche Evaluierung und Weiterentwicklung ist es uns gelungen, die Wogen vom Anfang zu glätten.

Die Erfahrungen aus dem Homeoffice haben uns gelehrt, flexibler, kreativer und agiler mit neuen Herausforderungen umzugehen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Erfahrungen für Ihren persönlichen Markenschutz nutzen wollen.

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